¿Qué es la auditoría?
La auditoría es un examen y evaluación objetiva in situ de un proceso o un sistema de calidad para garantizar sus requisitos de cumplimiento. Una auditoría puede aplicarse a una organización completa o a una función, proceso o etapa de producción específica y puede ser realizada interna o externamente por un tercero.
Como se define en ISO 19011: 2011: directrices para auditar los sistemas de gestión, una auditoría es un “proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de auditoría [registros, declaraciones de hechos u otra información relevante y verificable] y evaluarla objetivamente para determinar la medida en que se cumplen los criterios de auditoría [conjunto de políticas, procedimientos o requisitos] “. Se pueden emplear varios métodos de auditoría para lograr el propósito de la auditoría.
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Auditorias internas y externas
Se realiza una auditoría de primera parte dentro de una organización para medir sus fortalezas y debilidades con respecto a sus propios procedimientos o métodos y / o con estándares externos adoptados por (voluntario) o impuestos (obligatorios) a la organización. Una auditoría de primera parte es una auditoría interna realizada por auditores que son empleados de la organización que está siendo auditada pero que no tienen intereses creados en los resultados de auditoría del área auditada.
Una auditoría de terceros es una auditoría externa realizada a un proveedor por un cliente o por una organización contratada en nombre de un cliente. Existe un contrato y los bienes o servicios se entregan o se entregarán. Las auditorías de terceros están sujetas a las normas del derecho contractual, ya que proporcionan una dirección contractual del cliente al proveedor. Las auditorías de terceros tienden a ser más formales que las auditorías de primeros porque los resultados de las auditorías podrían influir en las decisiones de compra del cliente.
Una auditoría de terceros es realizada por una organización de auditoría independiente de la relación cliente-proveedor y está libre de cualquier conflicto de intereses. La independencia de la organización de auditoría es un componente clave de una auditoría de terceros. Las auditorías de terceros pueden resultar en certificación, registro, reconocimiento, un premio, aprobación de licencia, una citación, una multa o una sanción emitida por la organización de terceros o una parte interesada.
Fases en el proceso de Auditoría Interna
Las organizaciones a veces no ven la necesidad de auditorías internas, sino que lo ven como un esfuerzo duplicado. Las auditorías internas son en la mayoría de las ocasiones más efectivas ya que le brinda a la organización más información y a intervalos regulares en lugar de esperar a que se realicen las auditorías externas. Las auditorías internas también permiten a las organizaciones centrarse en áreas de mejora en lugar de tratar de encontrar fallas para ayudar a racionalizar sus operaciones y hacerlo más seguro y efectivo. Hay 4 pasos clave en el proceso.
- Planificación del programa de auditoría : programar la auditoría implica no solo tener la fecha asignada a la auditoría, sino también asegurarse de que todo el personal clave esté disponible durante la auditoría. La mayoría de los empleados temen las auditorías “no anunciadas” y al planificar y programar la auditoría, los propietarios del proceso lo verán como el momento de realizar mejoras en sus sistemas actuales. Emitir un plan de auditoría es un buen seguimiento para programar la auditoría, ya que confirma el alcance de la auditoría y establece el tiempo para revisar los procesos relevantes. Se desarrolla un plan de auditoría para garantizar el tiempo y el valor de la auditoría.
- Realización de la auditoría : un auditor cubre varias vías durante la auditoría y esto se establece en el plan de auditoría. Una reunión de apertura es esencial incluso en una auditoría interna, ya que proporciona contexto y enfoque a la auditoría. El auditor durante la auditoría revisa los registros, entrevista a los propietarios y empleados del proceso si es necesario, observa los procesos y recopila información valiosa clave. El rol de los auditados es proporcionar evidencia al auditor de que los procesos están funcionando de manera efectiva y según lo planeado por sus sistemas en línea con los estándares relevantes, si los hay. El auditor intentará recoger las áreas que necesitan mejoras, pero también proporcionará comentarios positivos a las áreas que agregan valor al proceso general.
- Informes sobre la auditoría : después de la auditoría y la reunión de cierre, el auditor informa sobre las áreas que necesitan atención o bajo rendimiento, así como las mejoras que podrían haberse realizado en la auditoría anterior. Un informe escrito formal generalmente se genera como un seguimiento de la auditoría y se distribuye al personal relevante. Al identificar no solo las áreas no conformes del proceso, sino también las áreas positivas y las áreas de mejora potencial, el auditado se beneficia de las auditorías internas, ya que permite mejoras de manera continua.
- Seguimiento : como parte de la mejora continua y según lo exigen varios esquemas y estándares, el seguimiento es un elemento crítico del proceso de auditoría. Las acciones correctivas y las mejoras son aspectos clave de la entrega de auditorías, asegurando que las áreas de preocupación sean abordadas y reparadas. También brinda la oportunidad de ver cómo el sistema ha evolucionado / mejorado con el tiempo.
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